Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD da Agência Nacional de Vigilância Sanitária - Anvisa

O Diretor-Presidente da Agência Nacional de Vigilância Sanitária, no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo art. 203, III, aliado ao art. 171, IV do Regimento Interno, aprovado pela Resolução de Diretoria Colegiada - RDC nº 585, de 10 de dezembro de 2021, resolve:

Art. 1º Aprovar o Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD da Agência Nacional de Vigilância Sanitária na forma do anexo desta Portaria.

ANTONIO BARRA TORRES

Diretor-Presidente

ANEXO

REGIMENTO INTERNO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS - CPAD

CAPÍTULO I

DA NATUREZA E DA FINALIDADE

Art. 1º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Agência Nacional de Vigilância Sanitária - Anvisa terá seus membros designados pelo Diretor-Presidente da Anvisa, conforme determina o Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, ora constituída pela Portaria nº 912, de 22 de agosto de 2023, tendo suas atribuições e competências regidas pelo Regimento Interno, e tem por finalidade:

I - coordenar e orientar o processo de análise, avaliação, seleção e estabelecimento dos prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos e recebidos no âmbito da Anvisa, tendo em vista sua identificação para guarda permanente ou sua eliminação quando destituídos de valor, de acordo com o Decreto nº 4.073, da Presidência da República, de 3 de janeiro de 2002, Decreto 1.148, de 2 de dezembro de 2019, Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020 e as Resoluções nº 40, do CONARQ, de 9 de dezembro de 2014 e sua atualização, e nº 44, de 14 de fevereiro de 2020;

II - instituir procedimentos para a transferência e recolhimento, bem como aplicar os procedimentos para eliminação de documentos de arquivo no âmbito da Anvisa, conforme legislação e normas em vigor;

III - promover treinamento em serviço e cursos de capacitação e reciclagem na sua área de competência em articulação com o setor responsável pelo arquivo da Anvisa;

IV - articular-se com as demais unidades organizacionais da Anvisa;

V - propor à Diretoria a qual estiver subordinada alterações a esse Regimento Interno, bem como à instituição de Grupos de Trabalho.

CAPÍTULO II

DA ORGANIZAÇÃO, COMPOSIÇÃO, FUNCIONAMENTO E DELIBERAÇÃO

Seção I

Da Organização

Art. 2º A CPAD ficará hierarquicamente subordinada à Diretoria Diretor-Presidente.

Art. 3º A CPAD é composta por:

I - presidente;

II - secretário Executivo;

III - membros efetivos;

IV - colaboradores eventuais.

§ 1º A Presidência da CPAD será do servidor da Anvisa, arquivista ou responsável pelos serviços arquivísticos, para mandato de 2 (dois) anos, permitida a recondução por iguais e sucessivos períodos.

§ 2º O secretário-executivo deverá ser membro efetivo da CPAD, indicado pelo presidente.

§ 3º São considerados colaboradores eventuais servidores responsáveis pelas unidades organizacionais às quais se referem os conjuntos documentais a serem avaliados e destinados para a guarda permanente ou eliminação, bem como profissionais especialistas ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação.

§ 4º A CPAD, após reunião deliberativa, providenciará a publicação da substituição de qualquer membro efetivo.

Seção II

Do Funcionamento e Deliberação

Art. 4º As reuniões ocorrerão:

I - ordinariamente, no mínimo semestralmente, conforme calendário preestabelecido pelo presidente da CPAD;

II - extraordinariamente, por convocação do presidente ou de um terço dos membros da CPAD, com antecedência mínima de 3 (três) dias úteis.

§ 1° Na convocação constará a pauta dos assuntos a serem tratados, e a indicação do local, data e horário da reunião.

§ 2° Qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá, a critério do presidente, ser colocada em discussão, ainda que não conste na pauta de convocação.

Art. 5º As reuniões ordinárias e extraordinárias serão instaladas e iniciadas com a maioria absoluta dos seus membros, incluindo o presidente da CPAD.

Parágrafo único. O membro que não puder comparecer a uma reunião deverá comunicar ao secretário da CPAD e avisar ao seu substituto que compareça a referida reunião.

Art. 6º A CPAD deliberará por maioria simples dos votos dos membros presentes à reunião.

§ 1º Em caso de empate, caberá ao presidente o voto de qualidade.

§ 2º As pautas e deliberações da CPAD, definidas em registro de reunião, serão registradas em processo específico para conhecimento e formalização, quando for o caso, com abrangência para toda a instituição.

CAPÍTULO III

DA COMPETÊNCIA

Art. 7º Compete à CPAD:

I - elaborar o Código de Classificação de Documentos (CCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD), relativos às atividades-fim da Anvisa;

II - promover a atualização do CCD e TTDD relativos às atividades-fim da Anvisa, quando necessário, revendo descritores, prazos de guarda e destinação final;

III - aplicar e orientar o uso do CCD e da TTDD, tanto os relativos às atividades-meio da administração pública federal quanto os relativos às suas atividades-fim;

IV - elaborar, excepcionalmente, Plano de Destinação de Documentos (PDD), quando os conjuntos documentais não constarem no CCD e na TTDD relativo às atividades-meio e/ou quando da inexistência de CCD e de TTDD relativo às atividades-fim, conforme orientação do Arquivo Nacional;

V - orientar a formação de Grupo(s) de Trabalho na(s) unidade(s) organizacional(ais) da Anvisa, responsável(eis) pela análise, avaliação e seleção dos conjuntos de documentos produzidos e acumulados pela sua instituição, em conformidade com o disposto nos instrumentos técnicos de gestão aprovados pelo Arquivo Nacional (AN);

VI - providenciar, quando for o caso, as datas de aprovação das contas pelo Tribunal de Contas da União, quando o conjunto documental assim o exigir;

VII - orientar, acompanhar, analisar e aprovar as listagens de eliminação de documentos (LED) elaboradas pelos servidores responsáveis pela seleção;

VIII - encaminhar a LED aprovada para autorização de eliminação pelo Diretor-Presidente;

IX - analisar e aprovar os editais de ciência de eliminação e os termos de eliminação, bem como os demais documentos que vierem a ser exigidos;

X - contatar a equipe técnica do AN para esclarecimentos de dúvidas, sempre que necessário, bem como disseminar as orientações técnicas do AN, em resposta às demandas apresentadas;

XI - promover treinamento em serviço e cursos de capacitação e reciclagem na sua área de competência em articulação com o setor responsável pelos arquivos do órgão ou entidade;

XII - articular-se com as demais unidades organizacionais da Anvisa;

XIII - emitir normas e diretrizes inerentes às atividades sob sua responsabilidade.

CAPÍTULO IV

DAS ATRIBUIÇÕES

Seção I

Do Presidente

Art. 8º Ao presidente compete dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da CPAD e, especificamente:

I - fazer cumprir este Regimento, e propor soluções sobre questões omissas;

II - convocar e coordenar as reuniões ordinárias e extraordinárias;

III - definir a pauta das reuniões;

IV - convidar, a seu critério ou por indicação dos membros da CPAD, servidores e/ou técnicos especialistas, para as reuniões, em caráter consultivo, como colaborador eventual;

V - representar a CPAD junto às unidades organizacionais da Anvisa ou em outros Órgãos ou designar quem o faça;

VI - delegar atribuições aos demais membros;

VII - designar membros como secretários da CPAD;

VIII - solicitar substituição de membros da CPAD, obedecendo ao previsto no § 4º do art. 3º;

IX - encaminhar ao Diretor-presidente a LED e demais documentos para assinatura, autorizando a eliminação;

X - encaminhar ao Diretor-presidente o CCD e a TTDD relativa às atividades-fim, bem como o Plano de Destinação de Documentos (PDD), quando for o caso, para autorização de eliminação pelo Arquivo Nacional;

XI - publicar o relatório anual de atividades da CPAD.

Seção II

Do Secretário Executivo

Art. 9º Ao secretário executivo compete:

I - elaborar as convocações e submetê-las à apreciação do presidente da CPAD;

II - organizar as reuniões e a infraestrutura necessária para realização;

III - redigir os registros de todas as reuniões;

IV - elaborar correspondências e expedi-las;

V - encaminhar as solicitações do presidente;

VI - organizar e manter atualizados os arquivos da CPAD;

VII - atender às solicitações dos membros;

VIII - exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho da Secretaria da CPAD.

Seção III

Dos Membros Efetivos

Art. 10 Aos membros efetivos da CPAD competem:

I - participar das reuniões da CPAD, contribuindo nas discussões e deliberações relativas aos assuntos constantes em pauta;

II - zelar e cumprir com os objetivos, atribuições e todas as deliberações da CPAD;

III - zelar pela implantação das ações da CPAD;

IV - participar, quando designados, de ações que envolvam a avaliação de documentos;

V - manter-se atualizado quanto à legislação e às normas vigentes;

VI - elaborar notas técnicas, estudos e pareceres quando solicitados pelo presidente;

VII - exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho das atividades de análise, seleção e eliminação de documentos.

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 11 A proposta de alteração deste Regimento deverá ser elaborada em reunião ordinária da CPAD, e constar, obrigatoriamente, na pauta de convocação, que terá eficácia a partir de nova publicação.

Art. 12 Este Regimento entra em vigor na data da sua publicação.

ANTONIO BARRA TORRES

Diretor-Presidente