Institui Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no âmbito do Ministério da Pesca e Aquicultura.

O MINISTRO DE ESTADO DA PESCA E AQUICULTURA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 87, parágrafo único, inciso II, da Constituição Federal de 1988 e em conformidade com o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, resolve:

Art. 1º Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Pesca e Aquicultura com a finalidade de orientar e coordenar o processo de análise, avaliação e seleção dos conjuntos documentais arquivísticos no âmbito do Ministério.

Art. 2º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos:

I - promover a divulgação e orientar a aplicação do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio aprovados pelo Arquivo Nacional;

II - elaborar e divulgar o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim do Ministério da Pesca e Aquicultura, bem como promover sua atualização, quando necessário, revendo descritores, prazos de guarda e destinação final, encaminhá-los para aprovação do Arquivo Nacional;

III - elaborar, excepcionalmente, Plano de Destinação de Documentos, quando os conjuntos documentais não constarem no Código de Classificação de Documentos e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativo às atividades-meio, ou quando da inexistência de Código de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-fim, conforme orientação do Arquivo Nacional;

IV - aplicar os procedimentos para eliminação de documentos de arquivo no âmbito do Ministério da Pesca e Aquicultura, conforme legislação e normas vigentes;

V - analisar, aprovar e encaminhar ao titular do Ministério da Pesca e Aquicultura, as Listagens de Eliminação de Documentos produzidas em seu âmbito de atuação;

VI - analisar e aprovar os editais de ciência de eliminação de documentos e os termos de eliminação de documentos;

VII - orientar a formação de Grupos de Trabalho nas unidades organizacionais do órgão ou entidade responsáveis pela análise, avaliação e seleção dos conjuntos de documentos produzidos e acumulados pelo Ministério da Pesca e Aquicultura, em conformidade com os instrumentos técnicos de gestão aprovados pelo Arquivo Nacional;

VIII - promover treinamento em serviços, bem como cursos de capacitação e reciclagem em sua área de competência, em articulação com o setor responsável pelos arquivos do órgão ou entidade;

IX - articular-se com as demais unidades organizacionais do órgão;

X - emitir normas e diretrizes inerentes às atividades sob sua responsabilidade.

Art. 3º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será composta por:

I - Presidente;

II - Secretário;

III - Secretário-Adjunto;

IV - Membros efetivos; e

V - Colaboradores eventuais.

Art. 4º Os integrantes da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, titular e suplente, serão indicados pelas seguintes unidades do Ministério da Pesca e Aquicultura:

I - Gabinete do Ministro;

II - Secretaria-Executiva;

III - Coordenação-Geral de Gestão e Administração;

IV - Assessoria Especial Internacional;

V - Assessoria Especial de Comunicação Social;

VI - Assessoria de Participação Social e Diversidade;

VII - Ouvidoria;

VIII - Corregedoria;

IX - Secretaria Nacional de Aquicultura;

X - Secretaria Nacional de Pesca Artesanal;

XI- Secretaria Nacional de Pesca Industrial, Amadora e Esportiva;

XII - Secretaria Nacional de Registro, Monitoramento e Pesquisa da Pesca e Aquicultura; e

XIII - Conselho Nacional de Aquicultura e Pesca - CONAPE.

§ 1º A Comissão será Presidida por um servidor público estável, em exercício no Ministério da Pesca e Aquicultura, com formação compatível, preferencialmente arquivista ou ocupante de cargo efetivo de nível superior, a ser designado por ato formal do Ministro de Estado da Pesca e Aquicultura, para mandato de dois anos, permitida a recondução;

§ 2º Os secretários deverão ser membros efetivos da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, indicados pelo Presidente;

§ 3º Serão considerados colaboradores eventuais da Comissão os profissionais com expertise nas áreas de conhecimento relacionadas ao acervo objeto da avaliação (como economistas, antropólogos, engenheiros, médicos, estatísticos, entre outros) ou o servidor responsável pelo acervo documental, convidados especificamente para prestar esclarecimento sobre determinado objeto de análise da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

§ 4º O pedido de substituição de qualquer membro, efetivo ou suplente, da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, deverá ser devidamente justificado, e após reunião deliberativa, subscrito pela Presidência e encaminhado ao titular da unidade organizacional à qual o servidor esteja subordinado;

§ 5º O Presidente da Comissão será substituído, em suas ausências, afastamentos e impedimentos legais, por servidor que cumpra iguais pré-requisitos, a ser designado seu suplente e escolhido dentre os demais membros efetivos da Comissão, por meio de ata lavrada na reunião inaugural de instalação dos trabalhos;

§ 6º Compete aos membros suplentes substituir os titulares em suas ausências, afastamentos e impedimentos legais;

§ 7º Os membros da Comissão, e seus respectivos suplentes, serão indicados pelos titulares das unidades que representam e designados por ato do Ministro de Estado da Pesca e Aquicultura.

Art. 5º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos se reunirá em caráter ordinário, no mínimo semestralmente, e em caráter extraordinário, sempre que convocada por seu presidente ou por solicitação de 1/3 (um terço) dos membros.

§ 1º O quórum para as reuniões da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e para aprovação das deliberações será de maioria simples dos presentes;

§ 2º As reuniões serão realizadas, preferencialmente, por meio de videoconferência, e convocadas por meio dos e-mails institucionais;

§ 3º Além do voto ordinário, o presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá o voto de qualidade em caso de empate.

Art. 6º A participação na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.

Art. 7º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos elaborar seu Regimento Interno para definir outras características de sua composição e funcionamento, além das previstas neste ato, no prazo de noventa dias contados da data da reunião inaugural de instalação dos trabalhos.

Parágrafo único. Compete ao titular da Secretaria-Executiva do Ministério da Pesca e Aquicultura aprovar o Regimento Interno elaborado pela Comissão, a ser subscrito e encaminhado pelo seu Presidente.

Art. 8º Compete à Divisão de Material, Patrimônio e Gestão Documental e à Coordenação de Logística da Coordenação-Geral de Gestão e Administração da Secretaria-Executiva do Ministério prestar apoio administrativo à Comissão.

Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ANDRÉ DE PAULA