A auditoria, é definida como um processo sistemático, documentando e independente para obter evidências de auditoria e avalia-la, objetivamente, para determinar a extensão na qual os critérios de auditorias são entendidos.
Em um sistema de Gestão da Qualidade, certificada em normas como BRC, IFS, FSSC 22000 ou outras, obrigatoriamente deverá ser realizadas auditorias, seja essas internas (algumas vezes chamadas de auditoria de primeira parte), auditorias de fornecedor e auditorias de terceira parte (
mas esse é um tema para um próximo post).
Nesse momento iremos focar nas competências que um auditor deve ter para realizar tais auditorias.
Antes de tudo temos que ter em mente que o processo de auditoria é caracterizado pela confiança. Esse princípio é fundamental para que se possa dar apoio às políticas de gestão e controles, melhorando o seu desempenho.
A Norma ISO 19011, que fornece diretrizes sobre a gestão de um programa de auditoria, requer a qualificação do auditor de acordo com alguns requisitos, como também descreve o processo para avaliar os auditores.
Mas antes, irei listar os princípios nos quais as competências de um auditor devem estar baseadas.
Quatro princípios estão particularmente relacionados com os auditores:
1º INTEGRIDADE
A palavra integridade (vem do latim
integritate), significa a qualidade de alguém ou algo a ser integro, de conduta reta, pessoa de honra, ética e educada. A integridade é o fundamento do profissionalismo.
Um auditor integro, não se vende por situações momentâneas, prejudicando alguém ou infringindo normas. Pelo contrário, realiza suas tarefas com honestidade, diligência e responsabilidade.
O seu trabalho é desempenhado de forma imparcial, ético e também sensível a qualquer situação que possa afetar o seu julgamento.
Minha vó diz que
“a moral de um homem não está nas ações quando existem pessoas observando, mas sim nas atitudes quando ninguém está olhando”. #ficaadica
2º APRESENTAÇÃO JUSTA
Esse princípio implica que o auditor tem a obrigação de apresentar um relatório honesto e justo.
As constatações, conclusões e relatórios de auditorias devem ser verdadeiros e precisos quanto as atividades realizadas.
Qualquer problema durante uma auditoria e não resolvidos por divergências de opiniões entre a equipe de auditoria e auditados, devem ser relatadas.
Essa comunicação deve ser verdadeira e precisa, garantindo assim a transparência nas relações.
3º DEVIDO CUIDADO PESSOAL
Convém que os auditores executem o devido cuidado pessoal de acordo com as tarefas que irão desenvolver e a confiança neles depositada pelo o auditado.
O devido cuidado é a dedicação, o discernimento durante uma auditoria, a capacidade de fazer julgamentos ponderados e ser diligente na busca por informações em relação a auditoria.
Para um julgamento correto, é essencial que os auditores conheçam as regras, diretrizes e requisitos no qual o Sistema de Gestão está baseado, avaliando de forma competente.
Nesse ponto, falar menos e ouvir mais é a chave!
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4º CONFIDENCIALIDADE
O termo confidencialidade foi definida na norma ISO/IEC 17799 como
“garantir que a informação seja acessível apenas àqueles autorizados a ter acesso”.
É importante que os auditores tenham e mantenham a discrição no uso e proteção das informações, que são obtidas durante a realização de suas atividades.
Independente da auditoria ser de primeira, segunda ou terceira parte, as informações obtidas não devem ser usadas de forma inadequadas para ganho pessoal ou de maneira que venha a prejudicar o interesse do auditado.
Mesmo que o auditor já possua com as certificadoras contratos de confidencialidade e essas com seus clientes, o mesmo deve estar disponível para a assinar quaisquer outros contratos que o auditado julgue necessário.
Fique atento: a confidencialidade é a pedra da segurança da informação!
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Além desses quatro princípios que relaciono diretamente com os auditores,
existem mais dois princípios que estão relacionados com o processo de auditoria:
5º INDEPENDÊNCIA
Esse princípio é a base para a imparcialidade da auditoria e a objetividade das conclusões de um auditor.
Os auditores devem se sentir livres de quaisquer situações tendenciosas e não terem conflitos de interesses.
A independência também depende do compromisso ético e profissional do auditor. Não podendo o mesmo se afastar desse princípio, fazendo com que suas conclusões e constatações estejam baseadas apenas e somente nas evidências de auditoria.
O auditor não é gestor da empresa,
nem muito menos Deus!
Em auditorias internas (primeira parte) pode não ser possível que os auditores tenham total independência, porém é conveniente que todo o esforço seja tomado para encorajar a objetividade.
6º ABORDAGEM BASEADA EM EVIDÊNCIAS
E o último princípio, é o método racional que o auditor deve usar para se obter as conclusões num processo de auditoria.
As evidências de auditoria devem ser verificáveis, que podem estar sob a forma de registros, apresentação de um fato ou outra forma qualquer de informação, sempre baseado em amostras do que lhe foi apresentado.
Inferência ou “achismo” NUNCA podem ser a base para se chegar a uma constatação de auditoria.
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Com base nesses princípios, as competências de um auditor devem ser avaliadas quanto ao seu comportamento pessoal/profissional, conhecimento e habilidades.
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COMPETÊNCIAS PESSOAIS
É importante que os auditores demonstrem comportamento profissional durante as auditorias, sendo:
- Ético – valor, moral e verdadeiro;
- Mente aberta – tenha em mente que “suas ideias aceitam novas ideias”;
- Diplomático – capaz de lidar com todo tipo de pessoa;
- Observador – ver o que ninguém ver ou não deseja que seja visto;
- Perceptivo – perceber o que está a sua volta;
- Versátil – ser adaptável as situações ou condições;
- Tenaz – capaz de focar no objetivo sem desvios;
- Decisivo – capaz de chegar a conclusão dentro do tempo proposto;
- Autoconfiante – ser independente de suas ações, seguro;
- Aberto a melhorias – ser capaz de retirar um aprendizado em qualquer situação;
- Sensível a outras culturas – respeitar a cultura do auditado; e
- Colaborativo – realizar suas atividades incluindo e interagindo com os outros.
CONHECIMENTO E HABILIDADES
Os auditores devem ter conhecimentos e habilidades necessárias para que a auditoria possa seguir de forma objetiva.
Esses conhecimentos e habilidades devem ser tanto gerais quando específicos, o que irá contribuir na busca de um resultado.
Para isso, são necessárias conhecimentos e habilidades gerais em:
- Princípios de auditoria, procedimentos e métodos – esses conhecimentos asseguram que as auditorias serão realizadas de maneira consistente e sistemática;
- Sistema de gestão e documentos de referência – garantem que os auditores compreendem o escopo de auditoria e aplicam os critérios de auditorias;
- Contexto organizacional – possibilitam aos auditores compreender a estrutura do auditado, como suas práticas e gestão do negócio;
- Requisitos legais, contratuais aplicáveis e outros – permitem aos auditores que trabalhem em atendimento dos requisitos legais e contratuais das organizações;
Já os conhecimentos e habilidades específicas são:
- Os auditores devem ter conhecimento no setor específico que irão auditar;
- Ter conhecimento dos requisitos legais específicos para o setor, possibilitando o conhecimento aprofundado dos deveres legais do auditado;
- Ter conhecimentos sobre inovação e desenvolvimento de produtos (veja aqui as 8 competências para inovação de alimentos);
- Conhecimentos sobre o processo produtivo, aplicação ou métodos necessários que permita ao auditor examinar o sistema de gestão, gerando assim suas próprias conclusões e constatações;
- Conhecimento específico sobre a natureza de operações ou local de trabalho que será auditado, permitindo uma avaliação objetiva dos processos, produtos, bens ou serviços que serão auditados; e
- Conhecimento de gestão de riscos, HACCP (não sabe o que é e pra que serve? clica aqui), métodos e técnicas para o setor auditado, permitindo avaliar e controlar os riscos associados ao programa de auditoria.
Claro, que apenas isso não garante que você é um auditor, essa caminhada está diretamente relacionada a toda sua experiência profissional, personalidade e qualificação. Entretanto, esse é o ponto de partida básico!
Os princípios, competências e habilidades são a base para formação de um auditor consciente da sua atividade, refletindo assim num processo de auditoria verdadeiro, objetivo e independente.
Toda minha trajetória profissional foi baseada em cargos de gestão e consequente auditorias, fossem elas internas, de segunda parte ou externas. E isso foi o que me levou a ser
auditor líder FSSC 22000.
O caminho não é fácil, mas uma hora tem que começar!
E você, o que considera essencial para um auditor?
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